|
行政执法案卷是行政案件查办过程中全部情况的真实记录，包括从立案到结案整个案件所涉及的所有法律文书以及与案件有关的证明材料，是客观反映相对人主要违法事实和行政执法主体在办案中所适用的法律依据、事实认定、执法程序、执行情况、结案记录以及是否听证、复议、诉讼等一系列资料的集合体，同时也是检验行政执法人员执法活动是否符合法定要求的历史资料，不仅可以对以往执法工作加以总结，还可以为今后的执法工作提供借鉴和指导。因此，做好行政执法案卷的管理工作十分必要，笔者体会要做好该项工作，首先要重视以下五个方面：
一是重视案卷的真实性。案卷是行政执法主体办理某一具体行政处罚案件的真实记录。当行政相对人提出行政复议或行政诉讼时，作为被申请人的行政处罚机关在收到申请书副本或者申请复议笔录复印件后，要提出书面答复，并提交当初作出具体行政行为的证据、依据和其他有关材料。这些证据、依据和其他有关材料就是行政机关当初作出具体行政行为时的案卷“材料”，不能是后来再进行调查补证，更不能随意“乱造”。否则，就有制造伪证的嫌疑。
二是重视案卷的完整性。注重收集相关证据材料，凡是能证明其违法事实的都应纳入卷宗中，包括被处罚人的身份证明，如许可证照、身份证的复印件、实物照片、实物说明书甚至实物外包装等。现场没有条件复印的可采取摘抄形式；凡有没收物品的必须有移交、保管手续，有销毁的应有销毁记录等。力求做到文书种类齐全、相关材料完整。案卷可以根据某一案件的材料多少，进行装订成册。一件案卷可以是一册，也可以是多册，但必须能够反映整个案件的全过程。既不能与其他案件的材料装订在一起，也不能随意将办案中的有关材料剔除，使其残缺不全。否则，在遇到申请行政复议和行政诉讼时，由于案卷材料的不完整，将会有被复议机关或者人民法院以证据不足被撤销原行政处罚决定的后果。
三是重视案卷的规范性。卷宗质量的好坏取决于我们在办案的每个环节是否都按规范的要求操作，包括从立案、调查、合议、告知、处罚等整个过程。这就要求我们的执法案卷要做到一案一卷，使用统一监制的卷宗封面，卷内目录填写规范，字迹清楚，卷内材料排列有序、完整，卷内页码编写有序，对卷内文字使用钢笔或碳素笔，当事人提供的材料使用铅笔或圆珠笔的，入卷前应予以复印。卷内装订的纸张无破损，整卷材料装订整齐无金属物等。因此，应确定专人负责案卷的审核并且建立制度，对案件质量进行审核把关，使审核工作成为行政处罚案件的一个重要程序。
四是重视案卷的存储性。由于案卷记载了某一具体案件办理过程中的详细材料，它是一定时期行政执法工作的历史资料档案，既能便于查阅、利用，接受上级行政复议机关、人民法院以及执法监督机关的检查，因此，案卷的保存必须按照《档案法》要求，认真做好保存，落实专门人员，制定各种必须的案卷保存制度，加强案卷管理。
五是重视案卷的可利用性。由于案卷的真实、完整、规范，它就有一定的可利用性，在开展法制宣传和执法交流、培训时，通过对一些具体、真实的案例进行解剖、分析，对提高我们的执法业务水平，所达到的效果要比一般空洞的理论说教好上几倍。同样，通过接受有关各级领导机关的监督、检查，接受行政相对人的依法查阅，也会大大提高我们的依法行政形象，有利于推进监督法制化进程。
其次，要做好行政执法案卷的管理工作，还必须做到以下几点：
一是要建立政执法案卷保管责任制。从批准立案后，在具体办案的人员中，确定一名责任人负责保管，在案件审核、审批的每一个环节，都要明确岗位责任，在进行案卷资料流转过程中要严格流程登记，不得将案卷中的资料散失，更不得随意将案卷中的材料进行涂改、修改。
二是要把好行政执法案卷审核关。审核违法主体是否明确。审核违法事实与处罚依据、处理结果是否相吻合，即证据收集是否真实完整，定性处罚是否准确合法、合情合理。审核程序是否合法，即在处罚过程中是否严格按程序办理，如该告知的是否告知，该给予当事人的陈述、申辩和听证权力是否给予等。与此同时，要经常性的开展案件学习讨论，统一思想、统一认识，开展自查自评，自我挑毛病、找不足，发现问题及时纠正。
三是要做好行政执法案卷存储。建立执法档案室，落实专人保管。办案人员在结案后，要及时将案卷交档案室存档。要采取一定的措施，保护好执法档案的完整与安全，防止并克服各种自然的、社会的不利因素造成对执法案卷的损坏。在保存执法案卷时，要对案卷进行编目和分类，通过各种途径和形式进行信息处理，提示案卷的内容和成分，提供查找案卷的方法，方便有关人员对案卷资料的查找和利用。
四是要强化保密制度教育力度。行政执法案卷是办案过程中渐渐积累起来的，它是随着案件调查的深入到结案而完善。在办案过程中，加强对案情的保密十分重要，否则可能会对行政主体和执法人员依法进行的调查和处理带来一定的复杂和麻烦。同时，在案卷归档后，要严格遵守借用管理制度，如需借用,须经分管领导批准，并按规定办理借用登记手续。
近年来，我局一直把案卷规范化管理作为依法行政的一项重要性工作来抓，执法办案水平稳步提升，在市、县法制部门组织的执法案卷评查活动中，多次获得好评。我们深刻的体会到，加强案卷管理是保障依法行政的重要措施之一，是搞好行政执法办案工作的一项基础性、机制性工作，也是行政执法工作的内在要求，它源于查办案件工作，服务于查办案件工作，只有将案卷管理工作常抓不懈，我们行政执法水平、依法办案能力才能有效提高。
|
